Planning Manager V3.1


Support technique : 


Important: Dé installer la version précédente avant d'installer celle ci, mais au préalable, sauvegardez vos bases de données utilisées.

Avertissement :

Ce produit est gratuit dans la version actuelle. Il est donc livré "tel quel".

Cela n'interdit pas d'envoyer des emails au support technique indiqué ci-dessus en cas de bug et/ou de besoin nouveau. Une réponse sera faite quoi qu'il arrive.

Ce produit utilise des composants également présents dans les logiciels "Report Designer" et "Process Manager" disponibles sur le même site. Il est donc fortement recommandé d'effectuer la mise à jour de ceux ci en cas d'installation conjointe.

Les bases de données utilisées sont des bases Access XP. L'accès y est libre, mais attention si vous y effectuez des modifications car le produit risque de ne plus fonctionner.



  • Présentation de l'application
  • Documentation utilisateur


  • Planning Manager

    Ce produit permet de gérer des plannings de travail.

    Comme pour tout agenda classique, il permet de saisir des rendez vous et des activités.

    Mais en plus des gestionnaires d'agendas classiques, il permet d'exporter les données vers un tableur pour obtenir des statistiques sur la répartition de l'activité de l'entreprise en fonction des tâches, des services, des agences, ou de chaque collaborateur. En ce sens, il dépasse un simple agenda multi utilisateur et est particulièrement utile au responsable pour savoir pour quelles activités est utilisé le temps de travail.

    Plus qu'un agenda, c'est un gestionnaire de temps de travail.

    La version actuelle ne planifie que par tranche d'un quart d'heure au plus petit.

    On peut aussi planifier par demie journée, ou par journée entière.

    Chaque tâche définie dans le système possède son échelle de planification par défaut. On sélectionnera la liste des collaborateurs impactés par la tâche à planifier, et l'écriture dans les différents agendas sera automatique.

    Les jours fériés ne sont pas utilisables. Pour modifier le statut d'une journée, il faudra mettre le calendrier à jour.

    Il existe deux sortes de regroupements. Ceux ci sont dits "statiques" ou "dynamiques". Les regroupements "statiques" caractériseront les collaborateurs. Les regroupements "dynamiques" caractériseront les rendez vous.

    On peut définir autant de regroupements "statiques" ou "dynamiques" qu'on désire. Un collaborateur appartient à autant de regroupements "statiques" désiré, mais il ne peut appartenir qu'à un seul élément par regroupement. Par exemple, si on définit les 3 regroupements "statiques" tels que "Agence", "Service", "Projet". Un collaborateur ne pourra être rattaché qu'à une seule agence, un seul service et un seul projet, à un instant donné.

    Les regroupements "dynamiques" seront utilisés lors de la création d'un rendez vous et serviront à caractériser ceux ci.

    Les regroupements, statiques ou dynamiques, sont utilisés ensuite pour obtenir des statistiques diverses en fonction de ces valeurs. Leur choix doit donc être judicieux et dépend de l'usage ultérieur des statistiques. 

    Il n'est pas nécessaire de rattacher un collaborateur à tous les regroupements "statiques" disponibles. Il n'est pas non plus nécessaire de rattacher un rendez à un ou plusieurs  regroupement(s) dynamique(s). Il faudra seulement veiller à le faire de manière à obtenir des statistiques cohérentes.

    La prise d'un rendez vous utilise les éléments définis à l'instant où celui ci est enregistré. Il sera mémorisé avec les caractéristiques de regroupement et de coût horaire définis à l'instant où le rendez vous est pris, et ce pour les différents participants. La modification ultérieure des rattachements d'un ou de plusieurs des participants à ce rendez vous ne modifiera pas les caractéristiques de ce rendez vous. Pour cela, la seule manière de faire serait de supprimer ce rendez vous pour chacun des participants, et de le recréer après avoir effectué les mises à jours voulues sur ceux ci.

    Un coût fixe peut être attribué au rendez vous. Ce coût est saisi de manière globale. Il représente le coût total de la mission pour laquelle on va créer les différents rendez vous (ou entrées d'agendas). En conséquence, s'il y a plusieurs collaborateurs participant à cette mission, le coût global saisi sera divisé par le nombre de collaborateur, et sera réparti sur chaque collaborateur. De même, si une mission porte sur plusieurs journées ou demies journées, le coût global, éventuellement réparti, sera affecté au dernier rendez vous de chaque collaborateur créé. Exemple, une mission de 3 demies journées, pour 4 collaborateur, et pour laquelle on saisi un coût fixe de 600, donnera lieu à la création de 12 entrées d'agendas (3 rendez vous X 4 collaborateurs), et seules les 4 derniers rendez vous (1 par collaborateur) correspondant à la 3eme demie journée auront un coût fixe de 150 chacun.  Les 8 autres rendez vous auront un coût fixe de zéro.

    La suppression d'un rendez vous (ou entrée d'agendas) doit être effectuée pour chaque participant individuellement. Il faudra veiller à reporter correctement les coûts fixes associés si cette entrée d'agenda fait partie d'une mission portant sur plusieurs journées ou demies journées, ou si plusieurs collaborateurs y participent conjointement.

    Si un rendez vous vient en superposition d'un rendez vous existant, l'utilisateur sera amené à décider si la prise de ce nouveau rendez vous doit annuler et en remplacer le (ou les) anciens rendez vous, pour le collaborateur en question. La question sera posée pour chaque participant à ce nouveau rendez vous dans le même cas, et pour chaque ancien rendez vous en conflit. La même remarque s'impose concernant les coûts fixes éventuellement associés à ces rendez vous supprimés.

    Enfin une tâche, qui fait donc l'objet d'une planification,  est regroupée en activité type. Actuellement, il n'y a pas de statistique portant sur l' activité type. Cette notion est conservée pour usage ultérieur. Pour le moment on pourra se contenter de définir une seule activité type, à laquelle seront rattachées toutes les tâches.

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    Documentation

    NB: L'icône signale une nouvelle fonctionnalité ou une modification importante par rapport à la version 2.1

    Au lancement, la dernière base de données ouverte est utilisée.

    Si la base ouverte est en version 2.1, une conversion automatique vers la version 3.1 est effectuée après confirmation de la part de l'utilisateur. Nous vous conseillons, de recopier la base de données avant d'effectuer sa conversion.

    Les bases V2.1 ne seront plus utilisables tant que leur conversion au format V3 n'aura pas été effectuée. L'utilisateur ne pourra que les copier sous un autre nom à des fins de sauvegarde.

    NB: Si l'installation initiale de planning manager a été effectuée en V2, et que le passage en V3 est le résultat de la mise à jour automatique, alors l'initialisation d'une nouvelle base de données se faisant sous le format V2, dès la création de cette nouvelle base, il sera demandé de la migrer au format V3. Ce comportement est normal, et disparaîtra si l'installation est entièrement refaite à partir du fichier téléchargé.

    Corrections et améliorations :

    Nouvelles fonctionnalités :


    Menu Principal :

     

    Fichier

    Initialiser : Permet de créer une nouvelle base de données vide. Le calendrier est initialisé pour les années 2003 à 2010 incluses. Cette initialisation porte sur les jours fériés français légaux au 1er janvier 2004.

    Ouvrir: Comme pour tout produit Windows, il sert à ouvrir une base de données.

    Copier: Permet de dupliquer une base de données.

    Quitter: Ciao, Adios, Goodbye, Aufwiedersehn, au revoir.

    Migration: Permet de migrer ses bases de données de la version 1.2 vers la nouvelle structure 2.1. La migration reprend toutes les données sauf le calendrier. Si celui ci a été modifié relativement aux jours fériés standards ou aux jours ouvrés, il sera nécessaire de reprendre manuellement ces modifications après migration.

    Paramètres

    Confirmation des suppressions: Si cette option est cochée, les suppressions des planifications seront effectuées sans demander de confirmation. Cette option est sauvegardée pour les lancements ultérieurs.

    Contrôle des regroupements: Si cette option est cochée (valeur par défaut), la vérification portant sur le rattachement du collaborateur à tous les regroupements sera activée.

    Paramètres généraux: Permet de fixer quelques paramètres comme les tranches horaires de travail dans la journée (utilisées pour les planifications par demie journée ou journée entière).

    Imprimante

    Ce menu permet de sélectionner l'imprimante qui sera utilisée.

    Modélisation

    Initialisation du calendrier : Ce sous menu permet d'initialiser une année complète avec les jours ouvrés (samedi et dimanche non ouvrés) et les jours fériés français standards au 01/01/2004 (y compris les 3 classiques lundi de pâques, jeudi de l'ascension et lundi de pentecôte)

    Personnalisation du calendrier : Ce sous menu permet de mettre en concordance le calendrier fourni avec les jours réellement fériés et réellement ouvrés pour l'entreprise. La modification ouvré - non ouvré - férié s'effectue avec un clic gauche ou droit de la souris comme indiqué dans la fenêtre.

    Regroupements statiques : Ce sous menu permet de définir les regroupements "statiques" qui seront utilisés pour caractériser les collaborateurs. Il permet d'accéder à une liste dynamique de sous sous-menus qui se construira en fonction du nombre de regroupements "statiques" définis dans le système.

    Gérer : Le seul sous sous-menu présent au départ. Il permet de créer le premier regroupement. Ce sous sous-menu sera ensuite suivi d'une nouvelle ligne par nouveau regroupement créé. Tous les sous sous-menus dynamiques ultérieurs permettront d'accéder directement à la définition du regroupement désiré. Voir documentation

    Regroupements dynamiques : Ce sous menu fonctionne exactement comme le menu précédent. Il permet de définir les regroupements "dynamiques" qui seront utilisés pour caractériser les rendez vous. Il permet d'accéder à une liste dynamique de sous sous-menus qui se construira en fonction du nombre de regroupements "dynamiques" définis dans le système.

    Gérer : Le seul sous sous-menu présent au départ. Il permet de créer le premier regroupement. Ce sous sous-menu sera ensuite suivi d'une nouvelle ligne par nouveau regroupement créé. Tous les sous sous-menus dynamiques ultérieurs permettront d'accéder directement à la définition du regroupement désiré. Voir documentation

    Concernant ce type de regroupement, on pourra par exemple créer un regroupement "Client" (dont la liste des éléments sera la liste des clients), un regroupement "type de dossier" (dont la liste des éléments pourrait être "Comptabilité", "Juridique", "Social",...  permettant de caractériser sur quel type de dossier le collaborateur a travaillé)  ou encore un regroupement "Commercial" (dont la liste serait les commerciaux de l'entreprise pour une entreprise dans laquelle les collaborateurs techniques remplissent des missions pour le compte de divers ingénieurs commerciaux), ce qui permettra ensuite d'obtenir des statistiques par client, par type de dossier ou par ingénieur commercial.

     

    Collaborateur : Ce sous menu permet de définir la liste des collaborateurs. Y est intégré une notion de coût horaire. Depuis la version 2.1, cette notion sert à calculer un coût global de réalisation de tâche à des fins de statistiques. Un collaborateur est identifié par son matricule. Voir documentation

    Activité type : Ce sous menu permet de définir l'ensemble des activités type de l'entreprise. C'est une notion de regroupement des tâches. Cette notion n'est pas utilisée actuellement dans les statistiques et n'est présente que pour une version ultérieure. On ne définira qu'un nombre restreint d'activité type (ex: ABSENCES, COMMERCIALE,TECHNIQUE,DEVELOPPEMENT)

    Taches : C'est l'entité de planification. Ce sous menu permet de définir l'ensemble des tâches de l'entreprise. Il ne faut pas perdre de vue que cette notion servira ensuite pour les statistiques, il faudra donc choisir avec soin les différentes tâches possibles. La création d'une entrée dans un ou plusieurs agendas permettra de saisir des informations complémentaires qui préciseront la tâche en question. Une (petite) liste pour commencer pourrait être par exemple:

    Visite client

    Réunion de service

    Congés et RTT

    Maladie

    Réalisation technique dossier client

    Administration dossier client

    Formation client

    Réalisation documentation

    Support technique

    Transport et Déplacement

    Divers

    Il faut noter qu'une tâche est définie une fois pour toute. Seul son libellé peut être ensuite modifié.

    Agendas

     Saisie des rendez vous : La saisie des rendes vous est aussi possible en sélectionnant à la souris les dates et heures ainsi que les collaborateurs désirés. Pour cela, filtrer les collaborateurs dans la fenêtre des agendas pour n'afficher que les collaborateurs désirés, puis positionner la souris à l'endroit exact pour débuter le rendez vous. Tout en maintenant le bouton gauche de la souris appuyé, la faire glisser pour dessiner un cadre englobant les lignes correspondant aux collaborateurs et se prolongeant jusqu'à la date / heure voulue. Si la durée dépasse une journée, alors l'échelle sera automatiquement fixée à la demie journée ou la journée entière.

    Collaborateurs : Ce sous menu permet d'accéder à l'ensemble des agendas. Voir documentation

    Planification : Ce sous menu permet de planifier une activité. Voir documentation

    Export : ce sous menu permet d'exporter les données sous forme statistiques. L'exportation peut se faire directement sous Excel XP, ou sous forme de fichier "texte". Pour exporter sous Excel, il est nécessaire de disposer de Excel version XP sur le poste. Si ce n'est pas le cas, on pourra exporter au format fichier texte. En dehors des choix "Par tâches" ou "par collaborateur", l'export pourra porter sur un regroupement "statique" ou "dynamique". La sélection se fait en cochant ou décochant la case "Regroupements dynamiques".

     Voir documentation

    ? (menu aide)

    Ce menu permet d'accéder à un certain nombre d'aide. En particulier le sous menu Mise à jour automatique:

    Mises à jour automatique : Ce sous menu lance l'application de téléchargement automatique des mises à jour. Une fois la liste de mises à jour disponibles chargée sur votre poste, un "What's new" est affiché dans une fenêtre "internet explorer", présentant dans les grandes lignes les nouveautés. Vous pouvez toujours annuler le téléchargement des mises à jour si celles ci vous semblent inadéquates ou inutiles vous concernant. L'application "Planning Manager" est relancée une fois l'application de téléchargement terminée.

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     Collaborateurs

    La fenêtre se présente ainsi:

    Toutes les zones sont bien évidemment vides lors de la création du premier collaborateur.

    Les flèches permettent de se déplacer au sein de la liste des collaborateurs.

    La liste multi colonnes permet de sélectionner le collaborateur désiré. Les colonnes affichées, en plus du matricule, nom et prénom, seront celles définies dans les regroupements. Un clic sur le nom de la colonne permettra de trier la liste sur cette colonne. Cela permet de visualiser rapidement les collaborateurs en fonction du regroupement désiré.

    Le matricule doit être unique pour l'ensemble des collaborateurs. Le matricule peut être modifié après que le collaborateur ait été créé, dans la mesure ou la règle d'unicité est respectée.

    Le coût horaire est sous forme numérique à deux décimales.

    Les deux boites de liste permettent de rattacher le collaborateur à l'élément désiré du regroupement voulu. Il n'est pas nécessaire de rattacher le collaborateur à tous les regroupements. Mais si le contrôle de regroupement est actif, alors un message indiquant les regroupements pour lesquels le collaborateur n'est pas rattaché sera affiché à chaque changement de collaborateur. Attention à la cohérence des statistiques si des collaborateurs ne sont pas rattachés à tous les regroupements, car dans ce derniers cas, les totaux par regroupements ne seront pas égaux à la somme des totaux par collaborateur.

    Le rattachement du collaborateur à l'élément est effectif dès qu'un élément est sélectionné dans la boite de liste. Il n'est pas nécessaire de cliquer sur le bouton "Mise à jour".


    Regroupements statiques des collaborateurs

    La fenêtre permettant de gérer les regroupements se présente de la manière suivante:

    Lors de la création du premier regroupement, les zones sont vides.

    Le bouton création (le 2eme en partant de la gauche) n'est actif que si le champ "Regroupement" est modifié. Dans ce cas, on pourra soit créer un nouveau regroupement (si le nom n'est pas déjà utilisé), soit modifier un regroupement existant (en cliquant sur le bouton émise à jour").

    Les flèches permettent de se déplacer dans la liste des regroupements, et la boite de liste permet de se positionner directement sur le regroupement désiré.

    Le 5eme bouton (gros livre) permet d'afficher la fenêtre de définition des éléments composant le regroupement. Elle se présente de la manière suivante :

    Comme pour les regroupements, on définira un élément par son nom. Les flèches permettent de se déplacer au sein du regroupement, et la boite de liste, de se positionner directement sur l'élément voulu. Cette liste est triée en ordre alphabétique.

    Un nom d'élément doit être unique dans un regroupement, mais deux éléments peuvent avoir le même nom s'ils ne sont pas dans le même regroupement. Attention toutefois aux confusions possibles.

    Le fonctionnement concernant la création - mise à jour est identique à celui des regroupement (la modification du nom active le bouton création et la mise à jour reste toujours disponible)

     


    Regroupements dynamiques des rendez vous.

    Le fonctionnement est strictement identique à celui des regroupements statiques.


    Agendas des collaborateurs

    La fenêtre se présente comme suit:

    Cette fenêtre affiche l'ensemble des tâches affectées aux collaborateurs. La couleur est celle qui a été indiquée dans la fenêtre de définition des tâches. La tâche sélectionnée est affiché en gris et son libellé est en rouge.

    La liste multi colonnes à gauche permet de modifier l'affichage des plannings.

    On peut la trier par critère en cliquant dans l'entête de colonne

    On sélectionnera les collaborateurs qui seront affichés en cliquant dans les lignes (la sélection multiple est possible avec majuscule ou control), puis en cliquant sur le bouton "Filtre"

    Les flèches permettent de décaler le calendrier d'une semaine ou d'une journée en plus ou en moins.

    Le bouton "oeil" permet de réafficher les plannings.

    Le bouton "mise à jour" permet de modifier le libellé de la tâche indiqué dans la case en haut à droite "information sur la tâche sélectionnée". En mode mise à jour, les deux boutons sont alors modifiés pour permettre l'enregistrement ou l'annulation de la modification.

    Le bouton permet de supprimer la tâche. Cette suppression ne portera que pour l'élément sélectionné et non pour la totalité des éléments constituant la planification initiale si celle ci a été effectuée en sélectionnant plusieurs collaborateurs sur plusieurs jours.

    Le bouton "Jumelle" permet alternativement de zoomer et dé zoomer l'affichage. celui ci est de 7 jours en mode étendu, et de 21 jours en mode concentré.

    Le bouton "pré visualisation" permet de visualiser les éditions avant impression. dans la version actuelle, un seul état est disponible.

    Le bouton "imprimante" permet d'éditer sur l'imprimante sélectionnée les agendas pour les personnes sélectionnées. L'édition portera sur l'ensemble des jours suivant le zoom sélectionné (soit 1 ou 3 semaines)

    Le contrôle date permet de se positionner directement à la date voulue, soit en cliquant sur le coté du contrôle, ce qui fera apparaître un calendrier complet permettant se choisir le jour, soit en cliquant à l'intérieur de la date, et en saisissant directement la valeur voulue, ou encore en se déplaçant dans les dates à l'aide des touches "flèches haute" et "flèche basse" du clavier.

    Les deux zones de saisie dans la partir "fenêtre d'affichage permettent de modifier la largeur de l'affichage des agendas, fixée par défaut à 6 jours et 20 jours en mode étendu ou compressé.

     

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    Planification d'une tâche

    Cette fenêtre permet de fixer une tâche pour un ou plusieurs collaborateurs.

    La liste multi critère permet, comme pour le menu précédent, de sélectionner la liste des collaborateurs pour lesquels sera planifié la tâche.

    Le calendrier permet de fixer le premier jour de la tâche (dans le cas d'une tâche récurrente par exemple).

    Le choix de la tâche se fait en sélectionnant dans la liste indiquée.

    On pourra modifier l'unité indiquée par défaut (une fois la tâche choisie) dans la liste inférieure.

    On indiquera la durée de la tâche dans la zone de saisie. Cette durée sera exprimée en unité choisie. (3 demie journée se traduirons par 3 tâche de une demie journée chacune)

    Le curseur permet de fixer l'heure de début. Pour des tâches "à la demie journée", le curseur servira à indiquer matin ou après midi en se positionnant sur n'importe quelle heure avant ou après 12. Les heures des tâches "à la demie journée" seront planifiés en fonction des paramètres généraux fournis.  Pour une tâche "à la journée", cette valeur n'aura pas d'effet.

    La pendule située à coté permet de choisir le quart d'heure désiré. Cette pendule est un flip-flop. Elle tourne en permanence jusqu'à ce qu'on clique dessus. Le quart d'heure affiché est alors le quart d'heure sélectionné. Cette sélection sera active tant qu'un autre quart d'heure n'aura pas été sélectionné. Pour libérer l'aiguille, il suffit de re-cliquer sur la pendule. On peut alors sélectionner un autre quart d'heure en cliquant dessus lorsque l'aiguille arrive dans la position souhaitée.

    Une tâche se déroulant sur plusieurs jours ne sera pas planifiée sur des jours non ouvrés. (ex: 3 jours à partir d'un vendredi se traduira par une planification le vendredi, le lundi et le mardi, dans la mesure où ceux ci ne sont pas fériés bien évidemment, sinon, le décalage serait prolongé)

    Le contrôle calendrier à été modifié par rapport à la version 2.1 et se présente comme pour la visualisation des agendas.

    L'association de la mission avec un ou plusieurs groupes dynamiques se fait par l'intermédiaire des boites combo et des boutons flèche. La sélection d'un élément d'un groupe dynamique par double clic ou en cliquant sur la flèche horizontale dirigée vers la droite ajoute (si un élément du groupe sélectionné n'était pas déjà présent dans la liste de droite) ou remplace (si un élément du groupe sélectionné était déjà présent) l'élément de rattachement. La flèche dirigée vers la gauche permet de supprimer l'association avec l'élément sélectionné dans la liste de droite. Cette flèche n'est disponible que si un élément a été sélectionné.

    Le coût fixe permet d'ajouter un coût global fixe à la mission, suivant les règles de répartition indiquée au début de ce document.

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    Export

    La fenêtre se présente comme suit:

    Le calendrier permet de sélectionner la période désirée.

    L'extraction créera un fichier de p lignes et n colonnes. Le contenu des colonnes sera celui indiqué par le choix "Regroupement" et celui des lignes sera celui indiqué par le choix "Données". Les durées seront en heure décimale.

    L'extraction "par tâche" interdira les choix "Cumul par tâche". Pour les autres regroupements, les quatre possibilités d'extraction sont possibles. Les temps d'extractions seront plus ou moins longs suivant la quantité de données à extraire. L'extraction la plus longue étant celle portant sur le coût cumulé par tâche.

    Les deux regroupements "Par tâche" et "Par collaborateur" existent toujours. Les autres sont définis par l'utilisateur.

    L'ascenseur, visible à partir de 8 regroupements, permettra de sélectionner le regroupement désiré si celui ci est affiché en dehors de la zone d'affichage.

    La case à cocher "Groupes dynamiques" permet de choisir entre les groupes "statiques" ou les groupes "dynamiques"

    L'extraction au format Excel ne sera possible que si Excel XP est installé sur le poste.

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